3 règles d’or pour assurer le remboursement des notes de frais de votre entreprise

La gestion des notes de frais reste un challenge permanent pour le service des ressources humaines et celui de la comptabilité de toute entreprise. Dans cette logique, il importe de mettre en place une stratégie qui respecte des règles pour une gestion optimale. Retrouvez dans cet article les 3 règles d’or indispensables au remboursement des notes de frais.

Règle 1 : Définir les dépenses prises en charge par les notes de frais

Un travailleur ou un salarié en mission professionnelle effectue certaines dépenses nécessaires à sa réussite. Dans cette perspective, il importe de définir les types de dépenses qui sont remboursées par les notes de frais. En général, les décaissements relatifs au déplacement, à l’hébergement, à la restauration, à la communication, etc. sont remboursés par les notes de frais.

L’application de cette règle vous permet une meilleure gestion des notes de frais et par conséquent celle des ressources financières de l’entreprise. Avec cette règle, vous pouvez fixer une limite pour chaque type de dépenses engagées.

Règle 2 : Déterminer le moyen de traitement

Une bonne gestion des notes de frais nécessite le suivi d’une certaine procédure qui peut parfois être fastidieuse. Ainsi, l’entreprise peut opter pour un moyen de traitement simplifié qui permet de rembourser les travailleurs ou les salariés dans des délais assez raisonnables. Le recours à un logiciel des notes de frais pour entreprise comme N2F reste une des meilleures options pour atteindre cet objectif. Avec ce logiciel et en quelques clics, la gestion des notes de frais de votre entreprise devient un jeu d’enfants. Cette solution technologique complète vous fait gagner un temps considérable.

Règle 3 : Réclamer les pièces justificatives

La présentation des pièces (reçus de parking, de péage, etc.) joue un rôle prépondérant dans la justification des dépenses en comptabilité. Il est nécessaire de rappeler au travailleur en mission professionnelle la conservation de toutes les pièces qui prouvent que les dépenses ont été réellement effectuées. Ces pièces justificatives doivent présenter tous les détails de la dépense engagée. Si les pièces justificatives ne sont pas présentées, l’entreprise peut refuser le remboursement des notes de frais. Toutefois, elle peut rembourser les notes de frais sans les pièces justificatives, mais s’expose à des sanctions en cas de contrôle fiscal.

Aujourd’hui, avec les prouesses technologiques, il est impératif pour les entreprises de s’équiper d’un logiciel de gestion des notes frais. Il s’agit d’une solution qui facilite et optimise les ressources financières de l’entreprise.